E-Rechnungspflicht 2025, 2027, 2028: Fristen, Ausnahmen und Übergangsregeln

Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber die elektronische Rechnung im deutschen B2B-Geschäft verpflichtend gemacht. Die Änderung betrifft § 14 UStG und damit praktisch jedes Unternehmen, das Leistungen an andere Unternehmen in Deutschland erbringt. Die Umstellung erfolgt stufenweise: Erst müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, dann – je nach Umsatz – auch selbst ausstellen. Dieser Artikel fasst zusammen, welche Fristen gelten, was überhaupt als E-Rechnung zählt und welche Ausnahmen es gibt.

Was ist eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes?

Seit 1. Januar 2025 unterscheidet das Umsatzsteuergesetz zwischen der E-Rechnung und der sonstigen Rechnung. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen – oder zwischen den Beteiligten vereinbart sein, sofern die richtige und vollständige Extraktion der umsatzsteuerlichen Pflichtangaben möglich ist.

In der Praxis bedeutet das: Die gängigen Formate sind XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD / Factur-X ab dem Profil EN 16931 (eine PDF/A-3-Datei mit eingebetteter XML). Ein Unterschied der beiden Formate wird ausführlich in unserem Artikel XRechnung vs. ZUGFeRD erklärt.

Die Fristen im Überblick

Zeitplan der E-Rechnungspflicht im inländischen B2B-Bereich

Ab	Was gilt	Wer ist betroffen
01.01.2025	Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen. Für das Ausstellen dürfen weiterhin Papier- und (mit Zustimmung des Empfängers) andere elektronische Formate wie PDF genutzt werden.	Alle Unternehmen – auch Kleinunternehmer und Unternehmen mit nur steuerfreien Umsätzen
01.01.2026	Unverändert: Übergangsregeln für das Ausstellen gelten weiter.	Alle Unternehmen
01.01.2027	Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen für Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 800.000 € im Vorjahr (2026).	Größere Unternehmen; kleinere dürfen bis Ende 2027 noch sonstige Rechnungen ausstellen
01.01.2028	Ausstellungspflicht für alle Unternehmen. Auch die Sonderregel für bestimmte EDI-Verfahren läuft Ende 2027 aus.	Alle Unternehmen (mit den unten genannten Ausnahmen)

Maßgeblich für die 800.000-€-Grenze ist der Gesamtumsatz im Sinne von § 19 Abs. 2 UStG des vorangegangenen Kalenderjahres. Wer Ende 2026 nahe an dieser Grenze liegt, sollte nicht auf das Jahresergebnis warten, sondern die Umstellung bereits vorbereiten. Ob und ab wann Sie betroffen sind, können Sie mit unserem kostenlosen E-Rechnungspflicht-Check in einer Minute klären.

Die Empfangspflicht seit 2025

Die erste Stufe betrifft bereits heute jedes Unternehmen: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Sie eine E-Rechnung annehmen können, wenn ein Lieferant sie Ihnen schickt. Eine Zustimmung ist dafür nicht mehr erforderlich – Sie können eine E-Rechnung also nicht ablehnen und auf einer PDF bestehen. Für den Empfang genügt nach Auffassung der Finanzverwaltung ein E-Mail-Postfach. Wichtig ist aber, dass Sie die XML-Datei auch lesen, prüfen und im Originalformat archivieren können.

Was das konkret für Ihre Buchhaltung bedeutet, haben wir in E-Rechnung empfangen: Was Unternehmen seit 2025 tun müssen zusammengefasst. Zum Lesen einzelner Dateien eignet sich unser kostenloser XRechnung Viewer.

Welche Umsätze fallen unter die Pflicht?

Die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung gilt für steuerbare Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Leistender und Leistungsempfänger müssen also in Deutschland ansässig sein (Sitz, Geschäftsleitung, Betriebsstätte oder Wohnsitz). Nicht erfasst sind:

• Rechnungen an Privatpersonen (B2C) – hier bleibt es bei Papier oder PDF, sofern der Kunde zustimmt.
• Grenzüberschreitende Umsätze, etwa innergemeinschaftliche Lieferungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten oder Exporte in Drittländer.
• Bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, zum Beispiel viele Leistungen von Ärzten, Versicherungsvermittlern oder Vermietungen von Wohnraum.

Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) waren schon vorher geregelt: Der Bund und die meisten Länder verlangen seit Jahren E-Rechnungen, meist im Format XRechnung und mit einer Leitweg-ID.

Ausnahmen von der Ausstellungspflicht

Kleinbetragsrechnungen bis 250 €

Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 € brutto nicht übersteigt (§ 33 UStDV), dürfen dauerhaft als sonstige Rechnung ausgestellt werden – also auf Papier oder als PDF. Das betrifft etwa Tankquittungen, Bewirtungsbelege oder kleine Materialeinkäufe. Freiwillig dürfen Sie natürlich auch hier eine E-Rechnung verwenden.

Fahrausweise

Fahrausweise, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV), etwa Bahn- oder ÖPNV-Tickets, sind ebenfalls von der Pflicht ausgenommen.

Kleinunternehmer nach § 19 UStG

Kleinunternehmer im Sinne von § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Seit 2025 liegt die Grenze bei 25.000 € Umsatz im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr. Empfangen müssen aber auch Kleinunternehmer E-Rechnungen können. Details und Praxistipps finden Sie im Artikel E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Übergangsregeln im Detail

Damit Unternehmen ausreichend Zeit für die Umstellung haben, sieht das Gesetz (§ 27 Abs. 38 UStG) Übergangsregeln vor:

1. Bis 31.12.2026: Für inländische B2B-Umsätze dürfen Sie statt einer E-Rechnung weiterhin eine Papierrechnung ausstellen. Eine sonstige elektronische Rechnung (z. B. PDF) ist nur mit Zustimmung des Empfängers zulässig.
2. Bis 31.12.2027: Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr nicht mehr als 800.000 € betrug, dürfen weiterhin Papier- und – mit Zustimmung – PDF-Rechnungen ausstellen.
3. Bis 31.12.2027: Rechnungen, die im EDI-Verfahren übermittelt werden, sind mit Zustimmung des Empfängers weiter zulässig, auch wenn das Format nicht EN-16931-konform ist.

Was passiert, wenn ich die Pflicht ignoriere?

Eine Rechnung, die nicht in der vorgeschriebenen Form ausgestellt wird, ist umsatzsteuerlich keine ordnungsgemäße Rechnung. Für Ihren Kunden kann das bedeuten, dass er den Vorsteuerabzug nicht ohne Weiteres geltend machen kann. Professionelle Rechnungsempfänger werden daher zunehmend darauf bestehen, eine korrekte E-Rechnung zu erhalten – im Zweifel müssen Sie die Rechnung neu ausstellen. Darüber hinaus kann ein Verstoß gegen die Rechnungsausstellungspflicht als Ordnungswidrigkeit verfolgt werden.

In fünf Schritten zur E-Rechnung

1. Betroffenheit klären: Vorjahresumsatz, Kundenstruktur (B2B, B2C, B2G) und Ausnahmen prüfen.
2. Empfang sicherstellen: Ein zentrales Postfach für Eingangsrechnungen einrichten und festlegen, wie XML-Dateien gelesen und archiviert werden.
3. Format wählen: Für die meisten B2B-Kunden ist ZUGFeRD praktisch, für Behörden ist XRechnung Standard.
4. Software einrichten: Stammdaten, Steuersätze, Bankverbindung und Nummernkreise hinterlegen.
5. Testen und validieren: Jede Rechnung vor dem Versand gegen die offiziellen Regeln prüfen – etwa mit dem E-Rechnung Validator.

Wie Sie konkret vorgehen, zeigen unsere Anleitungen ZUGFeRD erstellen und XRechnung erstellen. Für die Aufbewahrung der Belege lesen Sie E-Rechnungen GoBD-orientiert archivieren.