Leitweg-ID: Aufbau, Beispiele und wo sie in die XRechnung gehört

Wer Rechnungen an Bund, Länder oder Kommunen stellt, muss eine Leitweg-ID angeben. Sie ist so etwas wie die Postanschrift innerhalb der Verwaltung: Über sie wird die elektronische Rechnung an die zuständige Stelle weitergeleitet. Fehlt sie oder ist sie falsch, wird die Rechnung in der Regel abgewiesen – und die Zahlung verzögert sich. In diesem Artikel erklären wir, wie die Leitweg-ID aufgebaut ist und worauf Sie achten müssen.

Was ist eine Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID ist ein eindeutiges Kennzeichen für Rechnungsempfänger der öffentlichen Verwaltung in Deutschland. Sie wurde im Zuge der E-Rechnung für öffentliche Auftraggeber (B2G) eingeführt und wird von der KoSIT in einem einheitlichen Konzept beschrieben. Jede Behörde, die elektronische Rechnungen empfängt, erhält mindestens eine Leitweg-ID – größere Behörden oft mehrere, etwa für einzelne Abteilungen oder Projekte.

Für Unternehmen ist wichtig: Sie selbst brauchen keine eigene Leitweg-ID. Sie geben in Ihrer Rechnung die Leitweg-ID des Auftraggebers an, die Ihnen dieser mitteilt – meist in der Bestellung, im Vertrag oder auf Nachfrage bei der Beschaffungsstelle.

Aufbau der Leitweg-ID

Eine Leitweg-ID besteht aus bis zu drei Teilen, die durch Bindestriche getrennt sind. Insgesamt darf sie höchstens 46 Zeichen lang sein.

Teil	Länge	Bedeutung
Grobadressierung	2–12 Ziffern	Kennzeichnet die Verwaltungsebene und Gebietskörperschaft, z. B. Bund, Land oder Kommune. Die ersten beiden Stellen stehen für das Bundesland bzw. 99 für den Bund.
Feinadressierung	optional, bis 30 alphanumerische Zeichen	Wird von der jeweiligen Verwaltung frei vergeben, z. B. für eine Dienststelle.
Prüfziffer	2 Ziffern	Wird nach dem Verfahren Modulo 97-10 (ISO/IEC 7064) berechnet und erkennt Tippfehler.

Beispiele

Schematische Beispiele (keine echten Empfänger)

991-12345-67            → Bund, mit Feinadressierung
04011000-1234512345-06  → Kommune, mit Feinadressierung
05-15                   → nur Grobadressierung und Prüfziffer

Leitweg-IDs von Bundesbehörden beginnen typischerweise mit 991. Die Beispiele oben dienen nur der Veranschaulichung – verwenden Sie immer die Leitweg-ID, die Ihnen Ihr Auftraggeber nennt.

Wozu die Prüfziffer dient

Die zweistellige Prüfziffer am Ende wird aus allen vorangehenden Zeichen berechnet. Vertauscht man zwei Ziffern oder vertippt sich, passt die Prüfziffer nicht mehr, und Validatoren schlagen Alarm. Eine gute Software prüft die Leitweg-ID daher schon bei der Eingabe – so fallen Fehler auf, bevor die Rechnung die Plattform erreicht.

Wo steht die Leitweg-ID in der XRechnung?

In der XRechnung wird die Leitweg-ID im Feld Käuferreferenz (Buyer reference, BT-10) übermittelt. Dieses Feld ist in der XRechnung immer Pflicht. In der UBL-Syntax heißt das Element cbc:BuyerReference, in der CII-Syntax ram:BuyerReference.

Auszug aus einer XRechnung (UBL)

<cbc:BuyerReference>991-12345-67</cbc:BuyerReference>

Zusätzlich wird die Leitweg-ID häufig als elektronische Adresse des Käufers (BT-49) verwendet, insbesondere wenn die Rechnung über das Peppol-Netzwerk zugestellt wird. In unserem Tool tragen Sie die Leitweg-ID einmal beim Kunden ein – die Software setzt sie automatisch an die richtigen Stellen.

Leitweg-ID im B2B-Bereich?

Zwischen Unternehmen spielt die Leitweg-ID keine Rolle. Da die XRechnung das Feld BT-10 trotzdem verlangt, tragen Sie bei Geschäftskunden eine andere Referenz ein – zum Beispiel die Bestellnummer oder die Kundennummer, die Ihr Kunde Ihnen nennt. Verwenden Sie ZUGFeRD im Profil EN 16931, ist die Käuferreferenz optional.

Wie gelangt die Rechnung zur Behörde?

Die Leitweg-ID allein verschickt keine Rechnung. Sie benötigen einen Übertragungsweg, den die jeweilige Verwaltung anbietet. Beim Bund sind das die Plattformen ZRE (Zentraler Rechnungseingang) und OZG-RE. Je nach Plattform können Sie Rechnungen per Web-Upload, per E-Mail oder über Peppol einreichen; für den Web-Upload ist meist ein Benutzerkonto erforderlich. Länder und Kommunen nutzen teils eigene Plattformen oder die OZG-RE mit. Prüfen Sie vorab, welchen Weg Ihr Auftraggeber vorsieht.

Die häufigsten Fehler

1. Leitweg-ID fehlt – die Rechnung kann nicht zugeordnet werden und wird zurückgewiesen.
2. Tippfehler oder fehlende Bindestriche – die Prüfziffer passt nicht; Validatoren melden einen Fehler.
3. Veraltete Leitweg-ID – Behörden strukturieren sich um; fragen Sie bei neuen Aufträgen nach.
4. Leitweg-ID nur im PDF-Anschreiben – entscheidend ist das XML-Feld BT-10, nicht ein Begleittext.
5. Falsches Format – viele Behörden erwarten XRechnung; eine einfache PDF wird nicht angenommen.

Checkliste für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber

• Leitweg-ID vom Auftraggeber erhalten und beim Kunden hinterlegt
• Format XRechnung (UBL oder CII) gewählt
• Kontaktdaten des Verkäufers (Name, Telefon, E-Mail) angegeben
• Bankverbindung bzw. Zahlungsinformationen enthalten
• Bestell- oder Vertragsnummer angegeben, falls vorhanden
• Rechnung erfolgreich validiert
• Übertragungsweg (Plattform, E-Mail, Peppol) geklärt