ZUGFeRD-Rechnung erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung für Unternehmen

ZUGFeRD ist für viele Unternehmen der einfachste Einstieg in die E-Rechnung: Ihre Kunden erhalten eine vertraute PDF, deren Buchhaltung kann gleichzeitig die eingebetteten Daten automatisch verarbeiten. Damit eine ZUGFeRD-Rechnung aber tatsächlich als E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes gilt, müssen einige technische und inhaltliche Anforderungen erfüllt sein. Diese Anleitung zeigt Ihnen, worauf es ankommt.

Wie eine ZUGFeRD-Datei aufgebaut ist

Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus zwei Teilen in einer Datei:

• Einem PDF/A-3-Dokument – das ist die Ansicht für Menschen. PDF/A ist ein ISO-Standard für die Langzeitarchivierung; die Variante A-3 erlaubt das Einbetten beliebiger Dateien.
• Einer eingebetteten XML-Datei im Format UN/CEFACT CII, bei ZUGFeRD 2.x mit dem Dateinamen factur-x.xml. Sie enthält alle Rechnungsdaten in strukturierter Form.
• XMP-Metadaten, die der empfangenden Software mitteilen, dass es sich um eine ZUGFeRD-Rechnung handelt und welches Profil verwendet wird.

Schritt 1: Das richtige Profil wählen

ZUGFeRD kennt mehrere Profile (MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931, EXTENDED, XRECHNUNG). Die Profile MINIMUM und BASIC WL reichen für die E-Rechnungspflicht nicht aus. Für die meisten Unternehmen ist das Profil EN 16931 (früher COMFORT) die beste Wahl: Es bildet die europäische Norm vollständig ab und wird von nahezu allen Empfängern verstanden. EXTENDED brauchen Sie nur für Sonderfälle, etwa sehr komplexe Lieferketten. Eine Übersicht der Profile finden Sie im Vergleich XRechnung vs. ZUGFeRD.

Schritt 2: Pflichtangaben vollständig erfassen

Eine E-Rechnung muss – wie jede Rechnung – die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten. In der XML werden diese den Business Terms der EN 16931 zugeordnet:

Pflichtangabe	Beispiel	Business Term
Name und Anschrift des Leistenden	Muster GmbH, Hauptstr. 1, 10115 Berlin	BT-27, BG-5
Name und Anschrift des Empfängers	Beispiel AG, Ring 5, 80331 München	BT-44, BG-8
Steuernummer oder USt-IdNr.	DE123456789	BT-31 / BT-32
Rechnungsdatum	15.10.2026	BT-2
Fortlaufende Rechnungsnummer	RE-2026-0142	BT-1
Menge und Art der Leistung	10 Std. Beratung	BT-129, BT-153
Leistungsdatum bzw. -zeitraum	01.–30.09.2026	BT-72 / BG-14
Entgelt nach Steuersätzen	1.200,00 € zu 19 %	BT-116
Steuersatz und Steuerbetrag	19 %, 228,00 €	BT-119, BT-117
Hinweis bei Steuerbefreiung	Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung	BT-120

Hinzu kommen Angaben, die für die Verarbeitung wichtig sind: Fälligkeitsdatum oder Zahlungsbedingungen, Bankverbindung (IBAN), Währung und die Einheit jeder Position nach dem UN/ECE-Code (z. B. C62 für Stück oder HUR für Stunde).

Schritt 3: Rechnen ohne Rundungsfehler

Die EN 16931 enthält strenge Rechenregeln. Die Summe der Positionsbeträge muss exakt dem Gesamtnettobetrag entsprechen, die Steuer wird je Steuersatz auf die Summe berechnet, und Beträge haben maximal zwei Nachkommastellen. Wer in Excel rechnet und die Werte von Hand überträgt, scheitert oft an einem Cent Differenz – und die Validierung schlägt fehl. Eine E-Rechnungs-Software rechnet mit exakter Dezimalarithmetik und setzt die Summen regelkonform.

Schritt 4: PDF/A-3 und XML erzeugen

Mit spezialisierter Software geschieht dieser Schritt automatisch: Aus den erfassten Daten wird die XML erzeugt, die PDF-Ansicht gerendert, beides zu einer PDF/A-3-Datei zusammengeführt und mit den passenden Metadaten versehen. Wichtig ist, dass PDF und XML aus denselben Daten stammen. Weichen sie voneinander ab, gilt die XML – und Ihr Kunde sieht im Zweifel andere Beträge als seine Buchhaltung.

Schritt 5: Validieren

Bevor eine Rechnung das Haus verlässt, sollte sie geprüft werden. Dabei wird die XML gegen das Schema (XSD) und die Geschäftsregeln (Schematron) der EN 16931 geprüft. Das offizielle Prüfwerkzeug dafür stellt die KoSIT bereit. Mit unserem kostenlosen E-Rechnung Validator können Sie bestehende ZUGFeRD-Dateien prüfen; in unserer Software läuft jede Rechnung vor dem Versand automatisch durch diese Prüfung, und das Prüfprotokoll wird mit archiviert.

Schritt 6: Versenden und archivieren

Eine ZUGFeRD-Rechnung können Sie ganz normal per E-Mail verschicken. Der Empfänger öffnet die PDF oder lässt seine Software die XML auslesen. Für Ihre eigenen Unterlagen müssen Sie die Rechnung unverändert aufbewahren – Details dazu im Artikel E-Rechnungen GoBD-orientiert archivieren.

ZUGFeRD erstellen mit Word, Excel oder kostenlosen Tools?

Office-Programme können keine ZUGFeRD-Rechnungen erzeugen. Es gibt kostenlose Bibliotheken für Entwickler und einige Gratis-Webdienste. Prüfen Sie bei solchen Lösungen kritisch, welches Profil erzeugt wird, ob die PDF tatsächlich PDF/A-3-konform ist und wo Ihre Daten verarbeitet werden. Für regelmäßige Rechnungsstellung lohnt sich eine Lösung, die Nummernkreise, Kundenstamm, Gutschriften und Archiv mitbringt.

Typische Fehler und wie Sie sie vermeiden

• Profil zu niedrig (MINIMUM/BASIC WL) – die Rechnung gilt nicht als E-Rechnung.
• Cent-Differenzen zwischen Positionen und Summen – Validierung schlägt fehl.
• Fehlende Einheitencodes oder Freitext statt Code (z. B. „Std.“ statt HUR).
• Steuerbefreiung ohne Grund – bei 0 % muss ein Befreiungsgrund angegeben werden.
• PDF nachträglich bearbeitet – die eingebettete XML stimmt dann nicht mehr mit der Ansicht überein.