Häufige Fragen

Seit 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen ausstellen, ab 1. Januar 2028 alle Unternehmen.

Ja. Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto, Fahrausweise, Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG sowie Rechnungen an Privatpersonen. Auch bestimmte steuerfreie Umsätze und grenzüberschreitende Umsätze fallen nicht unter die Pflicht.

Nein. Eine E-Rechnung ist eine strukturierte elektronische Rechnung nach EN 16931, z. B. XRechnung oder ZUGFeRD ab Profil BASIC bzw. EN 16931. Eine einfache PDF gilt als „sonstige Rechnung“ und ist nur noch in den Übergangsfristen zulässig.

Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber seit 2025 E-Rechnungen empfangen können. Dafür reicht ein E-Mail-Postfach, sofern Sie die Dateien lesen und im Original archivieren können.

ZUGFeRD / Factur-X (PDF/A-3 mit eingebetteter XML, Profil EN 16931) sowie XRechnung in den Syntaxen UBL 2.1 und UN/CEFACT CII.

Jede Rechnung wird vor dem Versand mit dem offiziellen Prüfwerkzeug der KoSIT und der aktuellen XRechnung-Konfiguration geprüft. Validator- und Regelversion werden im Prüfprotokoll gespeichert, das zusammen mit der Rechnung archiviert wird.

Ja. Sie hinterlegen die Leitweg-ID beim Kunden; sie wird automatisch als Käuferreferenz (BT-10) in die XRechnung übernommen.

Die Validierung stellt sicher, dass die Datei formal den technischen Regeln entspricht. Ob die Inhalte stimmen – etwa der richtige Steuersatz oder das Leistungsdatum – liegt weiterhin in Ihrer Verantwortung.

Nein. Sie erstellen Ihre E-Rechnungen bei uns und geben die Dateien wie gewohnt an Ihre Buchhaltung oder Ihre Steuerberatung weiter.

Finalisierte Rechnungen werden nicht verändert. Sie erstellen stattdessen eine Gutschrift oder Stornorechnung mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnung und stellen bei Bedarf eine neue Rechnung aus.

Ja. Im Business-Tarif verwalten Sie 2 Firmen, im Pro-Tarif 5 – jeweils mit eigenen Stammdaten, Nummernkreisen und Archiv.

Fertige Anbindungen sind in Arbeit. Sie können sich auf den jeweiligen Integrationsseiten in die Warteliste eintragen. Bis dahin lassen sich Rechnungen über die REST-API automatisiert erzeugen.

Mit unserem kostenlosen XRechnung Viewer machen Sie empfangene XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien lesbar und können sie ausdrucken. Mit dem Validator prüfen Sie, ob eine Rechnung den Regeln entspricht.

Ihre finalisierten Rechnungen bleiben im Archiv, solange Ihr Konto besteht. Rechnungen müssen in der Regel acht Jahre aufbewahrt werden. Exportieren Sie Ihre Rechnungen vor einer Kündigung, damit Sie Ihrer Aufbewahrungspflicht weiter nachkommen können.

Ein amtliches GoBD-Zertifikat für Software gibt es nicht. Unser Archiv ist GoBD-orientiert aufgebaut: Originalformat, SHA-256-Fingerabdruck, Audit-Trail und Prüfprotokoll. Ob Ihre Buchführung insgesamt den GoBD entspricht, hängt auch von Ihren Abläufen und Ihrer Verfahrensdokumentation ab.

Auf Servern in der EU. Wir verarbeiten Ihre Daten DSGVO-konform und schließen auf Wunsch einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit Ihnen ab.

Ja. Nach der Registrierung nutzen Sie 14 Tage lang den vollen Business-Tarif – ohne Kreditkarte. Danach wählen Sie einen Tarif oder arbeiten im Free-Tarif mit 3 E-Rechnungen pro Monat weiter.

Gezählt wird jede finalisierte Rechnung, Gutschrift oder Stornorechnung – einmalig. Entwürfe, erneute Downloads, erneuter Versand und Validierungen zählen nicht.

Nach Erreichen des Kontingents können Sie bis zum nächsten Kalendermonat keine weiteren Rechnungen abschließen – Entwürfe bleiben erhalten. Sie können jederzeit in einen größeren Tarif wechseln; für mehr als 2.000 Rechnungen pro Monat erstellen wir gern ein individuelles Angebot.

Bei jährlicher Zahlung zahlen Sie 10 statt 12 Monatsbeiträge – Sie sparen also zwei Monate. Das Kontingent gilt weiterhin pro Monat.

Ja. Monatliche Tarife sind zum Ende des laufenden Abrechnungsmonats kündbar, jährliche Tarife zum Ende der Laufzeit. Ihre Rechnungen können Sie jederzeit exportieren.