E-Rechnung für Kleinunternehmer: Pflichten, Ausnahmen und Praxistipps

Für Kleinunternehmer – also Selbstständige und kleine Betriebe, die nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer berechnen – sorgt die E-Rechnungspflicht oft für Verunsicherung. Die gute Nachricht vorweg: Beim Ausstellen von Rechnungen gibt es eine dauerhafte Ausnahme. Beim Empfangen dagegen nicht. In diesem Artikel klären wir, was genau gilt, und zeigen, warum sich die E-Rechnung für viele Kleinunternehmer trotzdem lohnen kann.

Wer ist Kleinunternehmer?

Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue Regeln für die Kleinunternehmerregelung. Sie können sie nutzen, wenn Ihr Gesamtumsatz

• im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 € nicht überschritten hat und
• im laufenden Kalenderjahr 100.000 € nicht überschreitet.

Anders als früher handelt es sich bei der 100.000-€-Grenze um eine harte Grenze: Wird sie im laufenden Jahr überschritten, entfällt die Kleinunternehmerregelung bereits ab dem Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird – nicht erst im Folgejahr. Außerdem sind die Umsätze von Kleinunternehmern seit 2025 als steuerfrei ausgestaltet (statt wie früher als „nicht erhoben“).

Ausstellen: Kleinunternehmer sind befreit

Kleinunternehmer dürfen ihre Rechnungen auch nach 2027 und 2028 weiterhin als sonstige Rechnung ausstellen, also auf Papier oder – mit Zustimmung des Empfängers – als PDF. Diese Ausnahme ist nicht befristet. Für Kleinunternehmer gelten zudem vereinfachte Anforderungen an den Rechnungsinhalt (§ 34a UStDV). Eine Rechnung muss danach mindestens enthalten:

• den vollständigen Namen und die Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
• das Ausstellungsdatum,
• die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände bzw. den Umfang und die Art der Leistung,
• das Entgelt und
• einen Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer.

Empfangen: Hier gibt es keine Ausnahme

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – Kleinunternehmer eingeschlossen. Wenn Ihr Webhoster, Ihr Großhändler oder Ihr Steuerberater Ihnen eine XRechnung schickt, müssen Sie diese annehmen. Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach. Sie brauchen aber eine Möglichkeit, die XML-Datei zu lesen und im Original aufzubewahren.

Zum Lesen können Sie unseren kostenlosen XRechnung Viewer nutzen. Was beim Empfang insgesamt zu beachten ist, steht in E-Rechnung empfangen; wie lange und wie Sie Rechnungen aufbewahren, in E-Rechnungen GoBD-orientiert archivieren.

Was passiert, wenn ich die Umsatzgrenze überschreite?

Sobald Sie kein Kleinunternehmer mehr sind, gelten für Sie die allgemeinen Regeln – einschließlich der E-Rechnungspflicht. Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € gilt zwar eine Übergangsfrist bis Ende 2027. Ab 2028 müssen Sie Rechnungen an inländische Geschäftskunden aber grundsätzlich als E-Rechnung ausstellen. Wer wächst, sollte die Umstellung deshalb frühzeitig einplanen, statt sie mitten im Jahr unter Zeitdruck umzusetzen.

Lohnt sich die freiwillige E-Rechnung?

Sie dürfen auch als Kleinunternehmer freiwillig E-Rechnungen ausstellen. Da alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können müssen, brauchen Sie dafür keine Zustimmung Ihrer Geschäftskunden. Gute Gründe dafür:

• Schnellere Zahlung: Größere Kunden verarbeiten E-Rechnungen automatisiert. Papier- oder PDF-Rechnungen landen dort zunehmend in einer manuellen Sonderschleife.
• Professioneller Auftritt: Gerade gegenüber Firmenkunden und Behörden signalisiert eine E-Rechnung, dass Sie auf dem aktuellen Stand sind.
• Aufträge von Behörden: Öffentliche Auftraggeber verlangen in der Regel eine XRechnung – unabhängig davon, ob Sie Kleinunternehmer sind.
• Vorbereitet auf Wachstum: Wenn Sie die Umsatzgrenze überschreiten, ist Ihr Prozess bereits fertig.

Wie steht die Kleinunternehmerregelung in der E-Rechnung?

In einer E-Rechnung nach EN 16931 wird jede Position einer Umsatzsteuerkategorie zugeordnet. Für Kleinunternehmer wird üblicherweise die Kategorie E (steuerbefreit) mit einem Steuersatz von 0 % verwendet. Zusätzlich muss ein Befreiungsgrund (BT-120) angegeben werden, zum Beispiel „Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG“. Eine gute Software erledigt das automatisch, wenn Sie in Ihrem Unternehmensprofil die Kleinunternehmerregelung aktivieren.

Angabe	Regelbesteuerung	Kleinunternehmer
Steuerkategorie	S (Normalsatz)	E (steuerbefreit)
Steuersatz	19 % oder 7 %	0 %
Befreiungsgrund	–	z. B. „Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG“
Steuerbetrag	ausgewiesen	0,00 €

Kosten im Blick behalten

Für Kleinunternehmer mit wenigen Rechnungen im Monat muss die E-Rechnung nichts kosten. In unserem Free-Tarif erstellen Sie bis zu 3 E-Rechnungen pro Monat dauerhaft kostenlos, inklusive Prüfung mit dem offiziellen KoSIT-Validator. Wer mehr Rechnungen schreibt oder sie direkt per E-Mail versenden möchte, wählt den Starter-Tarif. Alle Details finden Sie auf der Preisseite.