XRechnung erstellen: Anleitung mit Pflichtfeldern, Beispiel und Validierung

Die XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen. Ursprünglich für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber entwickelt, wird sie mit der E-Rechnungspflicht auch im B2B-Bereich immer wichtiger. Anders als eine ZUGFeRD-Rechnung ist die XRechnung eine reine XML-Datei – ohne PDF-Ansicht. Das macht sie für Maschinen ideal, für Menschen aber zunächst ungewohnt. In dieser Anleitung erfahren Sie, welche Angaben eine XRechnung enthalten muss und wie Sie sie fehlerfrei erstellen.

Voraussetzungen

Bevor Sie Ihre erste XRechnung erstellen, sollten diese Informationen vorliegen:

• Ihre vollständigen Unternehmensdaten inkl. USt-IdNr. oder Steuernummer
• eine Ansprechperson mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse
• Ihre Bankverbindung (IBAN, ggf. BIC)
• beim Kunden: Name, Anschrift und – bei Behörden – die Leitweg-ID
• die Rechnungspositionen mit Menge, Einheit, Nettopreis und Steuersatz

UBL oder CII?

Die XRechnung gibt es in zwei technischen Varianten (Syntaxen): UBL 2.1 und UN/CEFACT CII. Inhaltlich sind beide gleichwertig, und öffentliche Rechnungsempfänger müssen beide annehmen. Wenn Ihr Auftraggeber nichts anderes vorgibt, können Sie frei wählen. UBL ist bei Behörden und im Peppol-Netzwerk etwas verbreiteter, CII ist mit ZUGFeRD verwandt. Unsere Software erzeugt beide Varianten aus denselben Daten.

Die wichtigsten Pflichtfelder der XRechnung

Neben den allgemeinen Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 UStG verlangt die XRechnung einige zusätzliche Felder. Die folgende Tabelle zeigt eine Auswahl, an der in der Praxis die meisten Fehler entstehen:

Feld	Business Term	Hinweis
Rechnungsnummer	BT-1	Fortlaufend und eindeutig
Rechnungsdatum	BT-2	Format JJJJ-MM-TT in der XML
Rechnungsart	BT-3	z. B. 380 = Rechnung, 381 = Gutschrift
Währung	BT-5	EUR
Käuferreferenz	BT-10	Bei Behörden die Leitweg-ID, im B2B z. B. Bestellnummer
Verkäufer: Kontakt	BG-6	Name, Telefon und E-Mail sind Pflicht
Elektronische Adresse Verkäufer	BT-34	z. B. E-Mail-Adresse
Elektronische Adresse Käufer	BT-49	z. B. Leitweg-ID oder E-Mail
Zahlungsart	BT-81	z. B. 58 = SEPA-Überweisung
Zahlungsbedingungen oder Fälligkeit	BT-20 / BT-9	Mindestens eines davon
Leistungsdatum oder -zeitraum	BT-72 / BG-14	Wann wurde geliefert bzw. geleistet?

Sonderfall Skonto

Skonto-Konditionen werden in der XRechnung nicht als Freitext, sondern in einer festgelegten Schreibweise im Feld Zahlungsbedingungen (BT-20) angegeben, zum Beispiel #SKONTO#TAGE=14#PROZENT=2.00#. So kann die Software des Empfängers den Skontoabzug automatisch berechnen.

Sonderfall Gutschrift und Storno

Eine Rechnung, die einmal versendet wurde, darf nicht einfach geändert oder gelöscht werden. Stattdessen erstellen Sie eine Rechnungskorrektur oder Gutschrift mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnung (BT-25). Unsere Software erzeugt solche Belege mit einem Klick und verknüpft sie mit dem Original.

Ein vereinfachtes Beispiel

So sieht der Anfang einer XRechnung in UBL-Syntax aus (stark gekürzt):

XRechnung (UBL), Auszug

<Invoice xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2" …>
  <cbc:CustomizationID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0</cbc:CustomizationID>
  <cbc:ID>RE-2026-0142</cbc:ID>
  <cbc:IssueDate>2026-10-15</cbc:IssueDate>
  <cbc:InvoiceTypeCode>380</cbc:InvoiceTypeCode>
  <cbc:DocumentCurrencyCode>EUR</cbc:DocumentCurrencyCode>
  <cbc:BuyerReference>991-12345-67</cbc:BuyerReference>
  …
</Invoice>

Die CustomizationID kennzeichnet die Datei als XRechnung und nennt die Version des Standards. Von Hand sollten Sie eine solche Datei nicht schreiben: Schon ein falsch gesetztes Element oder ein Rundungsfehler führt zur Ablehnung.

Schritt für Schritt zur XRechnung

1. Unternehmensprofil anlegen: Firmendaten, Steuernummer, Kontaktperson und Bankverbindung einmalig hinterlegen.
2. Kunde anlegen: Name, Anschrift, ggf. USt-IdNr. und bei Behörden die Leitweg-ID.
3. Positionen erfassen: Beschreibung, Menge, Einheit, Nettopreis und Steuersatz. Summen werden automatisch berechnet.
4. Format wählen: XRechnung UBL oder XRechnung CII.
5. Prüfen: Die Datei wird gegen Schema und Geschäftsregeln validiert. Fehler werden verständlich erklärt.
6. Versenden: per E-Mail, Upload auf die Rechnungsplattform des Auftraggebers oder über Peppol.
7. Archivieren: Originaldatei und Prüfprotokoll unverändert aufbewahren.

Validierung: Warum sie so wichtig ist

Öffentliche Rechnungseingangsplattformen prüfen jede eingehende XRechnung automatisch. Ist sie fehlerhaft, wird sie abgewiesen – und Ihr Zahlungsziel beginnt im Zweifel erst mit der korrigierten Rechnung. Deshalb sollten Sie vorher selbst prüfen. Das offizielle Werkzeug ist der KoSIT-Validator mit der jeweils gültigen XRechnung-Konfiguration. Unser kostenloser E-Rechnung Validator basiert genau darauf. Typische Meldungen sind etwa:

• BR-DE-… – eine nationale XRechnung-Regel ist verletzt, z. B. fehlende Kontaktdaten.
• BR-CO-… – Rechenregeln stimmen nicht, z. B. Summen passen nicht zu den Positionen.
• BR-S-… – Angaben zum Normalsteuersatz sind unvollständig.

XRechnung lesen und kontrollieren

Weil die XRechnung keine Bilddarstellung hat, hilft ein Viewer bei der Kontrolle. Mit unserem XRechnung Viewer laden Sie eine XML-Datei hoch und sehen die Rechnung als übersichtliches Dokument, das Sie auch ausdrucken können. Das ist auch nützlich, wenn Sie selbst XRechnungen von Lieferanten erhalten – mehr dazu in E-Rechnung empfangen.