XRechnung vs. ZUGFeRD: Unterschiede, Vor- und Nachteile, Entscheidungshilfe

Wer sich mit der E-Rechnungspflicht beschäftigt, stößt schnell auf zwei Begriffe: XRechnung und ZUGFeRD. Beide Formate sind in Deutschland etabliert, beide basieren auf der europäischen Norm EN 16931 – und trotzdem sind sie nicht austauschbar. In diesem Artikel erfahren Sie, worin sich die Formate unterscheiden, welche Varianten es gibt und welches Format für Ihr Unternehmen sinnvoll ist.

Die gemeinsame Basis: EN 16931

Die Norm EN 16931 legt ein semantisches Datenmodell für elektronische Rechnungen fest: welche Informationen eine Rechnung enthält (zum Beispiel Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Steuerbeträge), wie sie heißen (Business Terms wie BT-1 für die Rechnungsnummer) und welche Geschäftsregeln gelten. Die Norm definiert außerdem zwei zulässige Syntaxen, also technische Darstellungen in XML:

• UBL 2.1 (Universal Business Language, OASIS)
• UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII) in der Version D16B

Sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD setzen auf diesem Modell auf. Der Unterschied liegt darin, wie die Daten verpackt werden und welche zusätzlichen Regeln gelten.

Was ist XRechnung?

Die XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen an die öffentliche Verwaltung. Technisch ist sie eine sogenannte CIUS (Core Invoice Usage Specification) der EN 16931 – also eine nationale Konkretisierung mit zusätzlichen Pflichtfeldern. Herausgegeben und gepflegt wird sie von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) in Bremen.

Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei in UBL- oder CII-Syntax. Sie enthält keine Bilddarstellung; um sie zu lesen, braucht man eine Software oder einen Viewer wie unseren kostenlosen XRechnung Viewer. Gegenüber der reinen EN 16931 verlangt XRechnung unter anderem:

• eine Käuferreferenz (BT-10) – bei Behörden die Leitweg-ID,
• Kontaktdaten des Verkäufers (Name, Telefon, E-Mail),
• elektronische Adressen von Verkäufer und Käufer,
• Zahlungsinformationen wie IBAN oder Angaben zur Zahlungsart.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD („Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“) wurde vom FeRD entwickelt und ist seit Version 2 technisch identisch mit dem französischen Standard Factur-X. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine PDF/A-3-Datei, in die eine XML-Datei in CII-Syntax eingebettet ist. Der Mensch sieht eine ganz normale PDF-Rechnung, die Software liest die strukturierten Daten aus der XML.

Dieser hybride Ansatz ist der größte Vorteil von ZUGFeRD: Empfänger ohne E-Rechnungs-Software können die Rechnung wie gewohnt öffnen und ausdrucken, während moderne Buchhaltungssysteme die Daten automatisch übernehmen. Rechtlich maßgeblich ist bei einer E-Rechnung allerdings der strukturierte XML-Teil.

Die ZUGFeRD-Profile

ZUGFeRD kennt mehrere Profile mit unterschiedlichem Datenumfang. Nicht jedes Profil ist eine E-Rechnung im Sinne von § 14 UStG:

ZUGFeRD-Profile und ihre Eignung als E-Rechnung

Profil	Inhalt	Als E-Rechnung zulässig?
MINIMUM	Nur Kopfdaten für die Buchung, keine Positionen	Nein
BASIC WL	Kopfdaten und Summen, keine Positionen	Nein
BASIC	Kerndaten inkl. Positionen, Teilmenge der EN 16931	Ja
EN 16931 (COMFORT)	Vollständiges Datenmodell der Norm	Ja – empfohlen
EXTENDED	EN 16931 plus zusätzliche Felder für komplexe Fälle	Ja
XRECHNUNG	ZUGFeRD-Verpackung mit XRechnung-Regeln	Ja

Die Unterschiede auf einen Blick

Merkmal	XRechnung	ZUGFeRD
Dateityp	XML	PDF/A-3 mit eingebetteter XML
Für Menschen lesbar	Nur mit Viewer/Software	Ja, wie jede PDF
Syntax	UBL 2.1 oder CII	CII
Herausgeber	KoSIT	FeRD (mit Frankreich: Factur-X)
Typischer Einsatz	Rechnungen an Behörden (B2G)	Rechnungen an Unternehmen (B2B)
Leitweg-ID	Für Behörden erforderlich	Optional (Profil XRECHNUNG für Behörden)
Akzeptanz bei Behörden	Standard	Oft nicht akzeptiert – vorher klären

Welches Format sollten Sie wählen?

Sie schreiben Rechnungen an Behörden

Dann führt an der XRechnung kaum ein Weg vorbei. Der Bund und die meisten Länder verlangen sie über ihre Rechnungseingangsplattformen. Achten Sie auf die korrekte Leitweg-ID, die Ihnen der Auftraggeber mitteilt, und auf die Pflichtfelder. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie unter XRechnung erstellen.

Sie schreiben Rechnungen an Unternehmen

Hier ist ZUGFeRD oft die pragmatischste Wahl: Der Empfänger kann die Rechnung sofort lesen, auch wenn er noch keine E-Rechnungs-Software nutzt. Fragt ein Kunde ausdrücklich nach XRechnung – etwa weil sein ERP-System darauf eingestellt ist –, stellen Sie ihm diese aus. Rechtlich sind beide Formate gleichwertig, solange das ZUGFeRD-Profil mindestens BASIC bzw. EN 16931 entspricht.

Sie haben beide Kundengruppen

Dann sollte Ihre Software beide Formate aus denselben Daten erzeugen können. Genau so arbeitet unser Tool: Sie erfassen die Rechnung einmal und wählen pro Kunde, ob eine ZUGFeRD-PDF, eine XRechnung in UBL oder eine XRechnung in CII entsteht.

UBL oder CII – spielt die Syntax eine Rolle?

Für die meisten Unternehmen nicht. Beide Syntaxen bilden dasselbe Datenmodell ab, und Empfänger müssen grundsätzlich beide verarbeiten können. Bei Behörden ist UBL etwas verbreiteter; ZUGFeRD verwendet immer CII. Entscheidend ist, dass die Datei die Geschäftsregeln einhält – das prüfen Sie am besten vor dem Versand mit einem Validator wie unserem E-Rechnung Validator, der auf dem offiziellen KoSIT-Prüfwerkzeug basiert.

Häufige Fehler bei der Formatwahl

• ZUGFeRD im Profil MINIMUM oder BASIC WL verschicken und glauben, damit die Pflicht zu erfüllen.
• PDF und XML widersprechen sich – etwa weil die PDF nachträglich bearbeitet wurde. Maßgeblich ist dann die XML.
• XRechnung ohne Leitweg-ID an eine Behörde senden – die Rechnung wird in der Regel abgelehnt.
• Keine Validierung vor dem Versand – Fehler fallen erst beim Empfänger auf und verzögern die Zahlung.