Ratgeber

Alles, was Sie zur E-Rechnung wissen müssen

Fristen, Formate, Pflichtfelder und Archivierung – praxisnah erklärt für Selbstständige, kleine und mittlere Unternehmen. Ohne Fachchinesisch.

Einstieg · Pflicht & Recht

E-Rechnungspflicht 2025, 2027, 2028: Fristen, Ausnahmen und Übergangsregeln

Seit 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 bzw. 2028 auch ausstellen. Wer betroffen ist, was ausgenommen ist und wie Sie die Übergangsfristen nutzen.

5 Min. Lesezeit · aktualisiert am 18.10.2026

Seit 01.01.2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
Ab 01.01.2027: Ausstellungspflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz.
Ab 01.01.2028: Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze.
Ausgenommen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise, Kleinunternehmer (§ 19 UStG) beim Ausstellen.

Pflicht & Recht

E-Rechnung für Kleinunternehmer: Pflichten, Ausnahmen und Praxistipps

Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht befreit – aber nicht vom Empfang. Was gilt, wann sich die freiwillige E-Rechnung lohnt und was beim Wachstum passiert.

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E-Rechnung empfangen: Was Unternehmen seit 2025 tun müssen

Die Empfangspflicht gilt bereits – für jedes Unternehmen. Was Sie technisch und organisatorisch brauchen und welche Fehler Sie vermeiden sollten.

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Formate

XRechnung vs. ZUGFeRD: Unterschiede, Vor- und Nachteile, Entscheidungshilfe

Beide Formate erfüllen die EN 16931 – trotzdem gibt es wichtige Unterschiede. Welches Format Sie für Behörden, Geschäftskunden und Ihre eigene Buchhaltung wählen sollten.

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Praxis

XRechnung erstellen: Anleitung mit Pflichtfeldern, Beispiel und Validierung

Die XRechnung ist Pflicht für Rechnungen an Behörden und zunehmend gefragt im B2B. So erstellen Sie eine gültige XRechnung – inklusive aller Pflichtfelder.

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ZUGFeRD-Rechnung erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung für Unternehmen

Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht aus wie eine PDF, enthält aber strukturierte Daten. So erstellen Sie sie korrekt – vom Profil bis zur Validierung.

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Leitweg-ID: Aufbau, Beispiele und wo sie in die XRechnung gehört

Ohne Leitweg-ID landet Ihre Rechnung an eine Behörde nicht beim richtigen Empfänger. Aufbau, Beispiele und die häufigsten Fehler.

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Archivierung

E-Rechnungen archivieren: Aufbewahrungsfristen und GoBD-Anforderungen

Seit 2025 gilt für Rechnungen eine Aufbewahrungsfrist von acht statt zehn Jahren. Was sich geändert hat und wie Sie E-Rechnungen GoBD-orientiert ablegen.

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Stand: Oktober 2026. Unsere Ratgeber dienen der allgemeinen Information und ersetzen keine Steuer- oder Rechtsberatung.