E-Rechnungen archivieren: Aufbewahrungsfristen und GoBD-Anforderungen

Mit der E-Rechnung ändert sich nicht nur, wie Rechnungen erstellt und verschickt werden, sondern auch, wie sie aufbewahrt werden müssen. Ein Ordner mit Ausdrucken reicht nicht mehr. Gleichzeitig hat der Gesetzgeber die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen verkürzt. Dieser Artikel erklärt die aktuellen Fristen nach Abgabenordnung, Handelsgesetzbuch und Umsatzsteuergesetz und zeigt, worauf es bei der Archivierung elektronischer Rechnungen ankommt.

Aufbewahrungsfristen: Was seit 2025 gilt

Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre verkürzt. Die Änderung betrifft § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB und § 14b UStG. Rechnungen – ob Ausgangs- oder Eingangsrechnung, ob Papier oder E-Rechnung – sind Buchungsbelege und fallen damit unter die achtjährige Frist.

Aufbewahrungsfristen nach § 147 AO (Überblick)

Unterlagen	Frist	Beispiele
Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz sowie Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen	10 Jahre	Hauptbuch, Bilanz, Verfahrensdokumentation
Buchungsbelege	8 Jahre (seit 2025)	Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Gutschriften, Kontoauszüge
Empfangene und abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe, sonstige steuerlich relevante Unterlagen	6 Jahre	Angebote, Auftragsbestätigungen, Geschäftskorrespondenz

Die neue Frist gilt für alle Unterlagen, deren bisherige Aufbewahrungsfrist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war. Für Kreditinstitute, Versicherungen und Wertpapierinstitute gelten abweichende Anwendungszeitpunkte.

Wann beginnt die Frist?

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Eine Rechnung vom 15. März 2026 muss also bis mindestens 31. Dezember 2034 aufbewahrt werden.

Was die GoBD verlangen

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sind eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums. Sie beschreiben, wie die Finanzverwaltung die gesetzlichen Pflichten bei digitaler Buchführung auslegt. Für die Archivierung von E-Rechnungen sind vor allem diese Grundsätze relevant:

• Unveränderbarkeit: Archivierte Rechnungen dürfen nicht unbemerkt verändert oder gelöscht werden können. Änderungen müssen protokolliert und nachvollziehbar sein.
• Vollständigkeit: Alle Rechnungen werden lückenlos erfasst und aufbewahrt.
• Ordnung und Auffindbarkeit: Jede Rechnung muss während der gesamten Frist in angemessener Zeit auffindbar und lesbar sein.
• Maschinelle Auswertbarkeit: Elektronisch empfangene Daten müssen in auswertbarer Form erhalten bleiben – die Finanzverwaltung hat ein Recht auf Datenzugriff.
• Nachvollziehbarkeit: Ein sachverständiger Dritter muss den Weg der Rechnung von der Entstehung bis zur Buchung nachvollziehen können.

Besonderheiten bei E-Rechnungen

Das Original ist die XML

Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte Datensatz das Original. Eine XRechnung muss daher als XML-Datei aufbewahrt werden; eine daraus erzeugte PDF oder ein Ausdruck ersetzt sie nicht. Bei ZUGFeRD wird die hybride Datei aufbewahrt, in der die XML enthalten ist. Nach Auffassung der Finanzverwaltung muss der Bildteil (PDF) einer hybriden Rechnung nur dann zusätzlich aufbewahrt werden, wenn er über die XML hinaus steuerlich relevante Informationen enthält. Am einfachsten ist es, die Originaldatei unverändert abzulegen.

Umwandlung und Weiterverarbeitung

Wandeln Sie eine E-Rechnung für Ihre Buchhaltung in ein anderes Format um, müssen Sie grundsätzlich auch das Original aufbewahren. Buchungsvermerke, Kontierungen oder Freigaben, die Sie elektronisch an der Rechnung anbringen, dürfen das Original nicht verändern und sollten getrennt gespeichert, aber mit dem Beleg verknüpft werden.

E-Mail ist kein Archiv

Ein E-Mail-Postfach eignet sich zum Empfang, aber nicht als Archiv: Nachrichten lassen sich löschen, Postfächer werden migriert, und Mitarbeitende verlassen das Unternehmen. Legen Sie empfangene E-Rechnungen deshalb zeitnah in einem geeigneten Archiv ab – mehr dazu in E-Rechnung empfangen.

Die Verfahrensdokumentation

Die GoBD verlangen eine Verfahrensdokumentation: eine Beschreibung, wie Ihre Belege entstehen, verarbeitet, gebucht und archiviert werden – inklusive der eingesetzten Software und der Zuständigkeiten. Für kleine Unternehmen muss das kein dickes Handbuch sein; wichtig ist, dass der Prozess verständlich und aktuell beschrieben ist. Mit Einführung der E-Rechnung sollten Sie die Dokumentation ergänzen, zum Beispiel um:

• Eingangskanäle für E-Rechnungen (z. B. zentrales Postfach)
• Prüfschritte (Format, Pflichtangaben, sachliche Richtigkeit)
• Erstellung und Validierung von Ausgangsrechnungen
• Ablageort, Zugriffsrechte und Schutz vor Veränderung
• Datensicherung und Aufbewahrungsdauer

Gibt es GoBD-zertifizierte Software?

Nein, jedenfalls nicht im Sinne eines amtlichen Siegels. Die Finanzverwaltung zertifiziert keine Software. Ob Ihre Buchführung den GoBD entspricht, hängt vom Zusammenspiel aus Software, organisatorischen Abläufen und Dokumentation ab. Software kann dabei helfen, indem sie technische Anforderungen wie Unveränderbarkeit und Protokollierung erfüllt. Seien Sie skeptisch bei Anbietern, die eine „garantierte GoBD-Konformität“ versprechen.

Wie unsere Software Sie unterstützt

Unser Archiv ist GoBD-orientiert aufgebaut und bereitet eine revisionssichere Ablage vor:

• Jede finalisierte Rechnung wird im Originalformat (XML bzw. ZUGFeRD-PDF) gespeichert.
• Ein SHA-256-Fingerabdruck macht nachträgliche Veränderungen erkennbar.
• Ein Änderungsprotokoll (Audit-Trail) dokumentiert Erstellung, Versand, Korrekturen und Stornos.
• Das Prüfprotokoll der KoSIT-Validierung wird zusammen mit der Rechnung abgelegt.
• Finalisierte Rechnungen werden nicht überschrieben; Korrekturen erfolgen über Gutschriften und Stornobelege mit Bezug zum Original.

Die Verantwortung für Ihre Verfahrensdokumentation und die Einhaltung der Aufbewahrungspflichten bleibt bei Ihnen – sprechen Sie Ihre Archivierungsstrategie am besten mit Ihrer steuerlichen Beratung ab. Wie Sie gültige Rechnungen erzeugen, erfahren Sie in ZUGFeRD erstellen und XRechnung erstellen.