E-Rechnung empfangen: Was Unternehmen seit 2025 tun müssen

Während die Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen erst 2027 bzw. 2028 greift, gilt die Pflicht zum Empfangen bereits seit dem 1. Januar 2025 – und zwar für alle Unternehmen in Deutschland: vom Konzern bis zum Kleinunternehmer, auch für Vermieter und Unternehmen mit ausschließlich steuerfreien Umsätzen. Viele merken das erst, wenn die erste XML-Datei im Postfach liegt und niemand sie öffnen kann. Dieser Artikel erklärt, was Sie jetzt brauchen.

Was die Empfangspflicht bedeutet

Wenn ein Lieferant Ihnen eine E-Rechnung schickt, müssen Sie diese annehmen. Anders als früher ist Ihre Zustimmung dafür nicht mehr erforderlich. Sie können also nicht verlangen, stattdessen eine Papier- oder PDF-Rechnung zu bekommen. Umgekehrt dürfen Lieferanten Ihnen in der Übergangszeit weiterhin Papierrechnungen schicken – Sie müssen also für eine Weile beide Welten verarbeiten.

Die Pflicht betrifft inländische B2B-Umsätze. Rechnungen aus dem Ausland oder für steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG können weiterhin in anderen Formen kommen. Einen Überblick über alle Fristen bietet der Artikel E-Rechnungspflicht 2025–2028.

Reicht ein E-Mail-Postfach?

Ja. Nach dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung genügt es, wenn Sie ein E-Mail-Postfach für den Empfang bereitstellen. Sie müssen keine spezielle Plattform und keinen Peppol-Zugang einrichten. Der Absender kann Ihnen die Rechnung aber auch auf anderem Weg zur Verfügung stellen, etwa über ein Kundenportal oder eine Schnittstelle, wenn Sie das vereinbaren.

Was Sie technisch brauchen

Empfangen ist mehr als „die E-Mail kommt an“. Damit Sie Ihre Pflichten erfüllen und die Rechnung korrekt buchen können, sollten Sie vier Dinge sicherstellen:

1. Lesen: Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei. Sie brauchen ein Programm, das sie in eine lesbare Darstellung umwandelt – etwa Ihre Buchhaltungssoftware oder unseren kostenlosen XRechnung Viewer. ZUGFeRD-Rechnungen können Sie wie eine PDF öffnen.
2. Prüfen: Stimmen die Pflichtangaben? Ist die Datei formal gültig? Ein E-Rechnung Validator zeigt, ob die Rechnung den Regeln entspricht.
3. Weiterverarbeiten: Idealerweise übernimmt Ihre Buchhaltungssoftware die Daten direkt. Viele Programme können E-Rechnungen inzwischen importieren.
4. Archivieren: Die E-Rechnung muss im Originalformat (also als XML bzw. ZUGFeRD-Datei) unveränderbar aufbewahrt werden. Ein Ausdruck oder eine daraus erzeugte PDF genügt nicht.

Eingangsrechnungen prüfen: Worauf achten?

Für den Vorsteuerabzug muss eine Rechnung ordnungsgemäß sein. Ab dem Zeitpunkt, ab dem Ihr Lieferant zur E-Rechnung verpflichtet ist, gehört dazu auch das richtige Format. Prüfen Sie bei Eingangsrechnungen daher:

• Handelt es sich um eine echte E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD ab Profil BASIC/EN 16931) oder nur um eine PDF?
• Sind die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG vollständig, insbesondere USt-IdNr. bzw. Steuernummer, Leistungsdatum und Steuerausweis?
• Stimmen bei ZUGFeRD die sichtbare PDF und die XML-Daten überein? Im Zweifel gilt die XML.
• Ist die Rechnung rechnerisch richtig und passt sie zu Bestellung und Lieferung?

Typische Probleme in der Praxis

„Ich kann die Datei nicht öffnen“

Eine .xml-Datei öffnet sich im Browser oft nur als unübersichtlicher Text. Das ist normal. Nutzen Sie einen Viewer, der die Daten als Rechnung darstellt. Unser XRechnung Viewer funktioniert direkt im Browser und ohne Anmeldung.

Die Rechnung kommt doppelt

Manche Lieferanten schicken eine XRechnung und zusätzlich eine PDF. Rechtlich maßgeblich ist die E-Rechnung. Achten Sie darauf, die Rechnung nur einmal zu buchen, und archivieren Sie die XML-Datei.

Die Rechnung enthält Fehler

Ist eine E-Rechnung formal fehlerhaft oder fehlen Pflichtangaben, fordern Sie eine Korrektur an. Eine reine Bitte um eine PDF-Version löst das Problem nicht, wenn der Lieferant zur E-Rechnung verpflichtet ist.

Archivierung empfangener E-Rechnungen

Eingangsrechnungen sind Buchungsbelege und müssen aufbewahrt werden – seit 2025 grundsätzlich acht Jahre. Entscheidend ist, dass die E-Rechnung im Originalformat gespeichert wird und nachträgliche Änderungen ausgeschlossen bzw. nachvollziehbar sind. Bei ZUGFeRD genügt die Aufbewahrung der Datei, wenn sie die strukturierten Daten enthält. Mehr dazu in E-Rechnungen GoBD-orientiert archivieren.

Checkliste Empfang

• Zentrales Rechnungspostfach eingerichtet und Lieferanten mitgeteilt
• Viewer oder Software zum Lesen von XRechnung und ZUGFeRD verfügbar
• Prüfprozess für Pflichtangaben und Format festgelegt
• Ablage im Originalformat mit Schutz vor Veränderung organisiert
• Verfahrensdokumentation um den E-Rechnungsprozess ergänzt
• Steuerberater bzw. Buchhaltung über den neuen Ablauf informiert